Reservierungssystem Gastronomie: Anbieter im Vergleich

Was ein Reservierungssystem für die Gastronomie ist

Ein Reservierungssystem verwaltet Tische in Echtzeit über einen digitalen Tischplan statt über ein Papierbuch an der Rezeption. Jede eingehende Buchung, ob über die eigene Website, ein Reservierungsportal oder telefonisch eingetragen, reserviert einen konkreten Tisch für einen konkreten Zeitraum, sodass Doppelbuchungen sichtbar werden, bevor der Gast vor der Tür steht.

Der Unterschied zur telefonischen Reservierung liegt vor allem in der automatischen Bestätigung: Der Gast erhält sofort eine E-Mail oder SMS mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl, ohne dass das Personal jede Buchung einzeln zurückrufen muss. Bei einem vollen Restaurant mit mehreren gleichzeitig eingehenden Anfragen reduziert das den Abstimmungsaufwand am Telefon spürbar, weil der digitale Tischplan den aktuellen Belegungsstand jederzeit anzeigt.

Der digitale Tischplan bildet außerdem die physische Raumaufteilung ab, Terrassenbereich, Fensterplätze oder Nischentische lassen sich einzeln kennzeichnen, sodass das Personal bei der Zuweisung nicht nur die freie Kapazität sieht, sondern auch, welcher konkrete Tisch zu einer Reservierung passt. Betriebe mit wechselnder Bestuhlung, etwa bei Zusammenlegung mehrerer Tische für größere Gruppen, profitieren davon, dass sich diese Anpassung im System dokumentieren lässt, statt nur im Kopf des Personals zu existieren.

Zusätzlich verwalten die meisten Systeme eine Warteliste für Zeiten, in denen alle Tische bereits vergeben sind: Sagt ein Gast kurzfristig ab, rückt automatisch der nächste Wartelisten-Eintrag nach, statt dass der frei gewordene Platz ungenutzt bleibt. resmio führt eine solche Wartelistenverwaltung ausdrücklich als eigenständiges Feature, ergänzt um die Möglichkeit, bei größeren Reservierungen eine Anzahlung zu verlangen und damit das Risiko eines No-Shows finanziell zu begrenzen, bevor der Gast überhaupt erscheint.

Wie No-Show-Management funktioniert

No-Shows, also Gäste, die einen Tisch reservieren und ohne Absage nicht erscheinen, kosten Betriebe Umsatz, weil der reservierte Tisch für andere Gäste blockiert bleibt. Reservierungssysteme begegnen dem auf zwei Wegen: automatische Erinnerungen kurz vor dem Termin und, bei einzelnen Anbietern, eine Kartengarantie mit hinterlegten Zahlungsdaten.

Die Kartengarantie funktioniert so: Bei der Buchung hinterlegt der Gast eine Zahlungsmethode, storniert er nicht rechtzeitig oder erscheint gar nicht, berechnet das System eine vorher festgelegte Gebühr. Für Betriebe mit häufigem No-Show-Problem, etwa an Wochenendabenden mit hoher Nachfrage, macht dieses eine Feature oft den Unterschied zwischen den Anbietern aus, unabhängig vom sonstigen Funktionsumfang.

Was ein Reservierungssystem leisten muss

Neben No-Show-Management entscheiden weitere Anforderungen darüber, ob ein Reservierungssystem zu Ihrem Betrieb passt:

• Echtzeit-Tischverwaltung: Ein digitaler Tischplan mit Raumplänen zeigt die Belegung live, Pflichtfunktion für jeden Betrieb mit mehreren gleichzeitig zu verwaltenden Tischen.
• No-Show-Management: Erinnerungen per SMS oder E-Mail, teils ergänzt um eine Kartengarantie mit hinterlegten Zahlungsdaten.
• DSGVO-konforme Gästedatenverwaltung: Pflicht, sobald das System Namen, Kontaktdaten oder Reservierungshistorie von Gästen speichert. resmio wirbt hier ausdrücklich mit einer Speicherung auf EU-Servern.
• Website-Widget-Einbindung: Ein Reservierungswidget, das direkt auf der eigenen Website eingebettet wird, ohne den Gast auf eine externe Seite umzuleiten.
• Marktplatz-Sichtbarkeit: Eine Listung auf Reservierungsportalen wie OpenTable erreicht Gäste, die aktiv nach einem freien Tisch in der Umgebung suchen, unabhängig von der eigenen Website.
• Kostenlose Variante verfügbar: resmio bietet mit dem Basic-Tarif eine kostenlose Einstiegsoption für Betriebe, die zunächst ohne Investition testen wollen.

Ein Betrieb mit hotelgastronomischem Betrieb sollte zusätzlich prüfen, ob sich das Reservierungssystem an ein Property-Management-System anbinden lässt, damit Gästedaten zimmerübergreifend verfügbar bleiben, statt in zwei getrennten Systemen zu liegen.

Wie viele dieser Anforderungen tatsächlich zählen, hängt von der Betriebsgröße ab: Ein kleines Café mit fünf Tischen kommt oft mit einer einfachen Tischverwaltung ohne Kartengarantie aus, ein Restaurant mit mehreren Sälen und regelmäßig ausgebuchten Wochenenden profitiert dagegen spürbar von No-Show-Management und Wartelistenverwaltung, weil hier ein einzelner ungenutzter Tisch an einem Stoßabend einen messbaren Umsatzausfall bedeutet.

Sechs Anbieter im Vergleich

Die Tabelle am Seitenanfang vergleicht die sechs Reservierungssysteme nach Preis, Provision je Gast, kostenlosem Tarif, Vertragslaufzeit, No-Show-Schutz und Google-Reservierung. Wo ein Anbieter eine Angabe nicht öffentlich macht, steht dort „keine Angabe“ statt einer geschätzten Bewertung.

OpenTable im Test listet Restaurants im öffentlichen Gästeverzeichnis mit Bewertungen, Küche, Preisklasse und Live-Verfügbarkeit, das Anbieterprofil vertieft, wie diese Marktplatz-Sichtbarkeit im Detail funktioniert.

resmio im Test bietet die einzige kostenlose Basic-Variante in diesem Vergleich mit kommissionsfreien Reservierungen, das Anbieterprofil liefert die vollständige Preisübersicht aller drei Tarife.

Lightspeed im Test integriert digitale Tischverwaltung als Teil des größeren Kassensystem-Funktionsumfangs, das Anbieterprofil zeigt, wie sich das von einer eigenständigen Reservierungslösung unterscheidet.

Vectron im Test bewirbt Tischreservierung als Zusatzfunktion von VECTRON SMART, das Anbieterprofil vertieft die Kassenintegration dahinter.

orderbird im Test führt Online-Tischreservierung als eigenständiges Produkt neben der Kasse, dieselbe Entität Reservierung verbindet beide Seiten, das Anbieterprofil beschreibt das Produkt im Detail.

DISH Reservation im Test liefert die No-Show-Kartengarantie als Fakten-Beleg für diesen Hub, das Anbieterprofil vertieft die Preisstaffelung zwischen Einzelprodukt und Bundle.

Was ein Reservierungssystem kostet

Die monatlichen Kosten für ein Reservierungssystem reichen in diesem Vergleich von 0 Euro im Basic-Tarif von resmio bis 129,90 Euro pro Monat im Ultimate-Tarif desselben Anbieters, dazu kommt DISH Reservation mit 34,90 Euro pro Monat als eigenständiges Produkt zuzüglich 69 Euro einmaliger Einrichtung. Vectron, orderbird und OpenTable nennen ihre Preise für die deutsche Reservierungslösung nicht öffentlich, hier gilt durchgehend "Preis auf Anfrage" statt einer geschätzten Zahl.

Bei resmio lohnt sich der Blick auf den Unterschied zwischen den drei Tarifen: Der kostenlose Basic-Tarif deckt eine grundlegende Tischverwaltung mit kommissionsfreien Reservierungen ab, Premium und Ultimate ergänzen zusätzliche Funktionen wie erweiterte Marketing-Tools und Dienstplanung. Wer nur eine einfache Tischverwaltung ohne Zusatzfunktionen braucht, kommt mit dem Basic-Tarif kostenlos aus, ein Betrieb mit Bedarf an Marketing-Automatisierung oder Personalplanung zahlt für die höheren Tarife entsprechend mehr.

Bei DISH Reservation lohnt sich außerdem der Vergleich zwischen Einzelprodukt und Bundle: Das eigenständige Paket "DISH Professional Reservation" kostet 34,90 Euro pro Monat, im gebündelten Paket "DISH Premium" mit zusätzlicher Bestellfunktion steigt der Preis auf 69 Euro pro Monat bei 279 Euro Einrichtung. Ein Betrieb, der ohnehin ein Online-Bestellsystem sucht, spart mit dem Bundle gegenüber zwei getrennten Verträgen, ein Betrieb, der ausschließlich Reservierung braucht, zahlt mit dem Einzelprodukt weniger.

Wer sich zwischen den sechs Anbietern entscheiden muss, sollte zuerst festlegen, ob eine eigenständige Reservierungslösung oder eine Anbindung an ein bereits vorhandenes Kassensystem sinnvoller ist. Betreiben Sie bereits Lightspeed, Vectron oder orderbird als Kassensystem, liegt die Reservierungsfunktion des jeweiligen Anbieters näher als ein komplett separates System, weil Gäste- und Tischdaten dann an einer Stelle zusammenlaufen. Suchen Sie dagegen zuerst ein Reservierungssystem unabhängig von der Kasse, treten resmio, OpenTable und DISH Reservation als eigenständige Lösungen stärker in den Vordergrund.

Widget oder Portal-Listung

Ein Website-Widget bindet die Reservierung direkt auf der eigenen Website ein: Der Gast bleibt auf Ihrer Seite, sieht Ihre Speisekarte und Ihr Ambiente und bucht dort, ohne zu einer fremden Plattform weitergeleitet zu werden. Das stärkt die eigene Marke, erreicht aber nur Gäste, die Ihre Website bereits gefunden haben.

Eine Portal-Listung, etwa bei OpenTable, erhöht die Sichtbarkeit über die eigene Website hinaus: Gäste, die aktiv nach einem freien Tisch in ihrer Stadt suchen, finden Ihren Betrieb im öffentlichen Gästeverzeichnis des Portals, unabhängig davon, ob sie Ihre Website kennen. Beide Wege schließen sich nicht aus, viele Betriebe kombinieren ein Website-Widget für Stammgäste mit einer Portal-Listung für Neukunden, die noch keinen Bezug zum Restaurant haben.

Ein Unterschied bleibt trotzdem bestehen: Eine Portal-Listung zeigt dem Gast in der Regel auch Bewertungen, Küchenrichtung und Preisklasse Ihres Betriebs im Vergleich zu anderen gelisteten Restaurants in der Umgebung, ein Website-Widget dagegen zeigt ausschließlich Ihren eigenen Betrieb ohne Konkurrenzvergleich direkt daneben. Für einen bereits gut ausgelasteten Betrieb ohne zusätzlichen Neukundenbedarf kann ein Website-Widget allein ausreichen, ein neu eröffneter Betrieb profitiert dagegen eher von der zusätzlichen Reichweite einer Portal-Listung.

Für wen das Reservierungssystem-Angebot passt

Für wen: Restaurants und Cafés mit Tischservice, die No-Shows reduzieren und Reservierungen digital statt telefonisch verwalten wollen. Nicht für wen: reine Thekenbetriebe ohne Sitzplatzreservierung wie Imbiss oder Food-Truck, für sie ist ein Reservierungssystem meist verzichtbar.